Skip to content

Inkoopfactuur en bonnetjes

Inkoopfactuur

Als ondernemer koop je goederen of diensten in en daar krijg je in de praktijk een factuur voor. Deze factuur heb je nodig om de BTW terug te vragen. Omdat je het goed of de dienst inkoopt, noemen we dat een inkoopfactuur en hiermee kun je het zakelijke karakter van je aankoop waarborgen. De inkoopfactuur moet (net als jouw verkoopfactuur, want dat is een inkoopfactuur voor een andere ondernemer) aan de volgende eisen voldoen:

  • De factuur moet authentiek en integer zijn (door afzender verstuurd en niet naderhand gewijzigd);
  • De factuur moet door de Belastingdienst controleerbaar zijn;
  • Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan.

 

Wettelijk verplichte gegevens

Wat zijn dan die wettelijk verplichte gegevens? Nou, die zijn op de website van de Belastingdienst na te lezen (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/), maar voor het gemak vind je ze ook hieronder. Op de factuur moet staan:

  1. Je volledige naam en die van je leverancier;
  2. Je volledige adres en die van je leverancier;
  3. Het BTW nummer van je leverancier;
  4. Het KvK nummer van je leverancier;
  5. De datum waarop de factuur is uitgereikt;
  6. Een opeenvolgend nummer;
  7. Een omschrijving van het goed of dienst;
  8. De hoeveelheid of omvang van het goed of dienst;
  9. De datum van levering van het goed of dienst;
  10. Het in rekening gebrachte bedrag exclusief BTW;
  11. Het BTW tarief dat in rekening is gebracht;
  12. Het BTW bedrag.

 

Bonnetjes

Dus de inkoopfactuur is op naam en dat betekent dat jij als ondernemer de kosten hebt gemaakt. Maar wat doe je dan met de tankbon of met de bon van de Albert Heijn? In tegenstelling tot de ‘gewone’ inkoopfactuur die op naam staat, zijn de in de volksmond genoemde “bonnetjes” naamloos. Voor bonnetjes met bedragen onder de EUR 100 en tankbonnen gelden vereenvoudigde regels. Op de bonnetjes moeten het volgende komen te staan:

  1. De volledige naam en adres van de leverancier;
  2. Een omschrijving van het goed of dienst;
  3. Datum van levering;
  4. Het in rekening gebrachte BTW bedrag.

Maar op deze manier kun je niet bewijzen dat jij de kosten hebt gemaakt. Daarom adviseer ik mijn klanten altijd om bonnetjes met de zakelijke (!) bankpas te betalen. Zo zijn de kosten wel geregistreerd op de naam van je onderneming en is de geldstroom beter te achterhalen.

 

Bewaarplicht

De bewaarplicht van inkoopfacturen is (minimaal) 7 jaar. De manier hoe je de inkoopfacturen bewaard is de manier hoe je ze ontvangt. Dus papieren inkoopfacturen bewaar je op papier (in een map) en digitale inkoopfacturen bewaar je digitaal of print je uit op papier. Geldt dit dan ook voor de bonnetjes die je in de supermarkt of bij het tankstation krijgt? Ja, in principe moet je deze op papier bewaren. Maar aangezien het soms thermo-papier is, is het handig om ze te kopiëren of in te scannen. Bonnetjes waar niets meer op te zien is, zijn namelijk niet meer geldig voor een administratie.

Onder bepaalde voorwaarden mag je papieren inkoopfacturen/bonnetjes ook digitaal bewaren. Wat hier dan erg belangrijk is, is het waarborgen van de authenticiteit, integriteit en de leesbaarheid van de gegevens. We noemen dat converteren van de gegevens.

Wil je meer weten over deze onderwerpen, mail mij gerust op info@esthersboekhouding.nl of ga naar het contactformulier.

 

 

Laat een reactie achter